很多企業(yè)朋友負(fù)責(zé)展會(huì)準(zhǔn)備工作的往往是一些新手，面臨千頭萬(wàn)緒的準(zhǔn)備工作，無(wú)所適從，其實(shí)參加一個(gè)展會(huì)也并非想像中那么復(fù)雜，參展企業(yè)需要做好哪些準(zhǔn)備工作？大致有如下五個(gè)實(shí)際工作。

一、搭建

搭建是整個(gè)環(huán)節(jié)的重中之中，50％的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得，搭建工作的細(xì)節(jié)：1、通過(guò)設(shè)計(jì)圖考慮在展場(chǎng)中的效果；2、監(jiān)督防火材料的使用，杜絕安全防患；3、成本控制：實(shí)行一攬子合同；4、最好在布展前去工廠看一看，對(duì)材料和工藝有一個(gè)預(yù)先的監(jiān)管和了解；5、現(xiàn)場(chǎng)搭建的進(jìn)度控制尤為重要，叮囑搭建公司做好預(yù)案，特別要求其排出工期，細(xì)化到每一小時(shí)做什么，嚴(yán)格細(xì)致的時(shí)間表，才是保證現(xiàn)場(chǎng)搭建在兩天半緊張有序完成的基礎(chǔ)。

二、展品

向市場(chǎng)部征詢一個(gè)展品目錄是展品工作的第一步，然后將這個(gè)目錄具體化，主要是展品的外形、尺寸。然后將這個(gè)目錄（以及配合展品的圖片）提供給搭建公司，由他們考慮如果安排展品的布置。

當(dāng)然，事先已經(jīng)做好設(shè)計(jì)圖的情況下，可能需要對(duì)展品進(jìn)行一些取舍，或是對(duì)展品的表現(xiàn)形式進(jìn)行改進(jìn)，這些就需要發(fā)揮智慧，按以往的經(jīng)驗(yàn)，外行看熱鬧，內(nèi)外看門道，拿出具有競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品是成功展示的關(guān)鍵，另外，核心產(chǎn)品以實(shí)物為好，因?yàn)閷?shí)物可以現(xiàn)場(chǎng)演示，這樣讓客戶有深入的認(rèn)知。

最后，要熟悉展覽館對(duì)特殊展品的要求，比如用火、用氣、限高等等數(shù)據(jù)，在這里要提醒一下，主辦方提供的《參展商手冊(cè)》是需要熟悉的，作為企業(yè)展會(huì)準(zhǔn)備工作負(fù)責(zé)人，這個(gè)文件一定閱讀一遍的，并在重點(diǎn)內(nèi)容加以批注和備忘。

一個(gè)專業(yè)的展覽會(huì)主辦方，他們的《參展商手冊(cè)》應(yīng)詳細(xì)記載參展的各個(gè)細(xì)節(jié)，并提供印刷以及英文版本。

三、資料

資料的準(zhǔn)備也是關(guān)鍵之一，在資料的準(zhǔn)備上，求全求細(xì)，特別是對(duì)產(chǎn)品的介紹，性能、參數(shù)等等務(wù)求細(xì)致周全，以備萬(wàn)一，經(jīng)常在展會(huì)上看到一些挑剔和內(nèi)行的買家對(duì)產(chǎn)品的參數(shù)的提問(wèn)，搞的接待人員焦頭爛額，另外如果展覽會(huì)外商較多，翻譯上力求專業(yè)準(zhǔn)確。

資料的編排不求多花哨，簡(jiǎn)潔大氣，具有國(guó)際性即可，但紙張建議使用較好的紙張，如果在樣本的設(shè)計(jì)上，突出一兩個(gè)設(shè)計(jì)的亮點(diǎn)，那就更好了。這些可與設(shè)計(jì)師多溝通，宣傳材料的紙張、印刷應(yīng)該力求精美，版式設(shè)計(jì)方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。這些資料是給客戶的第一印象。參加一個(gè)大型的國(guó)際專業(yè)展覽會(huì)，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個(gè)企業(yè)的綜合素質(zhì)。另外，一定要準(zhǔn)備充足的名片。參展人員名片應(yīng)以中英文印制，數(shù)量以每日50-100張準(zhǔn)備。

另外國(guó)外企業(yè)對(duì)CI包裝很講究，觀察他們的展位，就是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位，他們 都會(huì)把他們公司的形象、Logo在方方面面體現(xiàn)，他們甚至做好不干膠的Logo貼紙自己貼在標(biāo)準(zhǔn)展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。這一點(diǎn)做法上，也是需要吸取的。

四、搭建及現(xiàn)場(chǎng)

搭建是現(xiàn)場(chǎng)展覽的第一步，雖然僅僅是"監(jiān)工"，但也要有得力干將參與。將設(shè)計(jì)圖演變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的場(chǎng)景，往往會(huì)存有偏差，另外，與展館方、主辦方的一些協(xié)調(diào)工作，也需要企業(yè)進(jìn)行協(xié)調(diào)，排除一切突發(fā)事件，不利因素，保證搭建順利進(jìn)行，需要一名到幾名頭腦靈活，做事主動(dòng)的工作人員在搭建現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行"監(jiān)工"，這些工作人員應(yīng)提前指定，在與搭建公司前期的溝通中，他們可以參與進(jìn)來(lái)，了解搭建的相關(guān)事宜，便于他們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展工作。

五、提前約定目標(biāo)客戶

同重要的客戶約定見(jiàn)面時(shí)間，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，這也是展覽會(huì)的重要工作之一，可由專人負(fù)責(zé)重要客戶的約會(huì)、接待、以及洽談的安排，不能因?yàn)檎箷?huì)現(xiàn)場(chǎng)工作比較忙亂，而冷落了這些重要客戶。因此來(lái)說(shuō)，需要一個(gè)公關(guān)能力比較強(qiáng)的人主抓這項(xiàng)工作，提前擬定約會(huì)客戶的名單，向他們發(fā)出邀請(qǐng)，確保他們蒞會(huì)，保證約會(huì)成功，達(dá)到商業(yè)目的。

在實(shí)際操作中，很多參展商過(guò)分寄希望于主辦方來(lái)邀請(qǐng)買家，其實(shí)這是很錯(cuò)誤的，企業(yè)在廣泛的宣傳和邀請(qǐng)買家赴展會(huì)與其見(jiàn)面的過(guò)程中，本身對(duì)自己就是一種宣傳，畢竟能赴會(huì)參展，也是企業(yè)實(shí)力的一種象征。